Самое большое количество бумаг скапливается в бухгалтерии. И порой архив становится объемным настолько, что новые документы просто негде складывать. Нужно решить, как долго надо обеспечить хранение архивов документов. Ведь если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени. Поэтому отсчитывать срок хранения надо безукоризненно.

Как и сколько хранить документы

Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг:

• Налоговый кодекс РФ;
• Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;
• перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Он достаточно большой, но нужны для работы только три раздела: 4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

Если вы заглянете в кодекс, закон и приказ Минкультуры, то увидите, что каждый из них утверждает разный срок хранения одних и тех же бумаг. В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Так написано в пункте 1.4 раздела I перечня из приказа Министерства культуры. Хранить бухгалтерские документы нужно как минимум пять лет.

Сколько хранить документы

Сохранность документов налогового учета нужно обеспечить строго в течение четырех лет. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. При этом четыре года нужно отсчитать со следующего дня после окончания налогового периода (года или квартала), в котором компания использовала этот документ.

К примеру, у вас на руках комплект от поставщика - счет-фактура и товарная накладная. Дата выписки документов - 10 августа 2015 года. Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете. Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года.

Срок хранения счета-фактуры - четыре года. Ведь он не является первичным документом (письмо от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154). Поэтому на него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Задача счета-фактуры исключительно налоговая - подтвердить право на вычеты по НДС. К тому же срок хранения в четыре года и в перечне Минкультуры (п. 368 перечня).

Отсчет четырех лет по счету-фактуре начните со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету. Допустим, вычет счета-фактуры вы заявили в III квартале, тогда точка отсчета - 1 октября 2015 года. Получается, что компания может уничтожить документ только после 1 октября 2019 года.

Итак, мы выяснили, что хранение архивов первичных документов нужно обеспечить как минимум в течение пяти лет. Именно такое требование установлено в Законе о бухучете.

В то же время срок хранения документов налогового учета - четыре года. Однако в некоторых случаях инспекторы будут вправе запросить документы и за пределами четырех лет (см. таблицу ниже. - Примеч. ред.). Остановлюсь на этом подробнее.

Когда инспекторы вправе запросить документы за пределами четырех лет

Нестандартные сроки хранения документов будут у компаний, которые переносят убытки на будущее. Напомню, что организации, которые платят могут уменьшать базу текущего периода на старые убытки. Переносить убытки можно в течение 10 лет с того момента, когда компания их получила. Однако если организация использует такую возможность, то у нее обязательно должны быть бумаги, подтверждающие старый убыток: отчеты, регистры и первичка.

Документы по убытку нужно хранить в течение всего срока переноса и плюс еще четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ). Для компании, которую инспекторы уже проверили, исключений нет. Такие сроки должна соблюдать и она (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278).

Дольше стандартного срока нужно хранить документы по списанной безнадежной дебиторке. А именно в течение четырех лет после того, как задолженность учли в расходах.

Кстати, это же относится и к безнадежной кредиторской задолженности. Документы по ней (накладные, платежки, акты сверки и другие бумаги, подтверждающие долг) можно уничтожить только через четыре года после того, как компания учла долг в доходах.

Компаниям - владельцам основных средств тоже важно позаботиться о сохранности документов. Бумаги на покупку и ввод в эксплуатацию ОС хранят четыре года с момента полной амортизации (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270). То же относится и к документам по реконструкции и модернизации ОС. Ведь в результате этих мероприятий увеличивается первоначальная стоимость объекта и, соответственно, амортизация.

Допустим, вы продали основное средство. Тогда бумаги по объекту нужно хранить в течение четырех лет после продажи или списания убытка по сделке. Они необходимы, чтобы подтвердить остаточную стоимость ОС, которую вы учли в расходах.

Наверняка знакомая ситуация - поставщик с опозданием принес документы, и из-за этого вы не учили расходы в том квартале, в котором нужно. Не беда. Такие бумаги можно провести и в текущем периоде. Ведь ошибку в расчете налога можно исправить в текущем отчете, если из-за этого налог переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Но для этого у вас обязательно должны быть бумаги, которые подтверждают расходы в том периоде, в котором изначально нужно учесть документы. Их сохранность важно обеспечить еще в течение четырех лет после того, как вы исправили ошибку в текущем отчете (см. пример в таблице выше. - Примеч. ред.).

Что делать с бумагами, срок хранения которых закончился

Документы с истекшим сроком хранения вы вправе уничтожить. Например, их можно измельчить с помощью шредера или разорвать руками.

Но этот факт нужно обязательно зафиксировать по правилам. Скажу сразу, что у приказов и актов, о которых пойдет речь дальше, нет унифицированных бланков, формы их произвольные.

Сначала издает приказ о создании экспертной комиссии А она проводит инвентаризацию старых бумаг.

По результатам инвентаризации члены комиссии составляют акт об отборе документов на уничтожение. В акте вовсе не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Да и порой это просто невозможно из-за колоссальных объемов. Однородные бумаги запишите под общим названием. Например, так: «Полученные счета-фактуры за период с 1 января по 31 декабря 2010 года - 10 коробок».

И только после того, как бумаги отобраны, их можно ликвидировать. Если компания делает это собственными силами, то оформите акт об уничтожении документов.

Лектор:
Марина РИЗВАНОВА ,
генеральный аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Каждая организация обязана соблюдать сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов независимо от организационной формы и рода хозяйственной деятельности.

Ответственность за хранение налоговых регистров и прочей документации несет главбух или руководитель фирмы. Сроки хранения бухгалтерской документации, отчетности, первичных документов составляют не меньше 5 лет после отчетного года.
Хранятся 4 года налоговые сведения для расчета и оплаты налогов, а также документация подтверждающая доходы и затраты. Кроме того, 4 года подлежит сохранению электронная документация между банком и компанией. Но для отдельных случаев законом прописаны сроки хранения бухгалтерских документов и иной отчетности. Так, к примеру, срок хранения РСВ-1 ПФР – 6 лет.

Исключительные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов

Порядок сохранения документации

Определив сроки хранения первичных бухгалтерских и налоговых документов, содержать их необходимо в отведенном помещении или закрытой мебели кабинета бухгалтера до сдачи в архив. В сейфах или шкафах с закрытым доступом содержатся бланки строгой отчетности.
При отсутствии подтверждающих документов для расчета налогов ФНС вправе выписать налогоплательщику штраф и пени за несоответствие условий сохранности. Кроме этого, юридические лица могут хранить документацию в электронном варианте, но обязательной деталью считается наличие электронной подписи.

Сколько лет хранится отчет налогоплательщика в налоговой и во внебюджетных фондах

Срок хранения налоговой отчетности утвержден приказом ФНС и составляет 5 лет. Отсчет для содержания устанавливается с 1 января нового года по прошествии отчетного срока. А срок хранения налоговых регистров, доказывающих обоснованность начисления вычетов по НДС, наступает с даты внесения последних сведений.
Срок хранения квартальной бюджетной отчетности установлен в течение 5 лет, а годовой – бессрочно, на протяжении существования организации. До 2017 года юридические лица и ИП сдавали отчет в ПФ и ФСС, на сегодня единую форму РСВ принимает и хранит ФНС в течение 5 лет, как налоговую отчетность. Но сроки хранения РСВ-1 по перечню страховых взносов (на пенсионное, социальное, медицинское страхование) равны 6 лет.
Сроки хранения бухгалтерских документов, регистров и отчетности регламентируется №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ».
При утере документации фирмы руководитель собирает комиссию, которая определяет факты пропажи или уничтожения (например, кража, чрезвычайный случай и т.д.). Во избежание разногласий с налоговой службой при расчете документацию лучше восстановить.

Бухгалтерия — самое бумажное подразделение любой компании. Но избавляться от всевозможных документов нужно грамотно. Хранить их следует как минимум несколько лет. А некоторые документы нельзя уничтожать целых 75 лет! Так сколько же должны «жить» бухгалтерские бумаги?

Само собой, документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием — 31 декабря 2008 года. Получается, что в 2008 году надо хранить документы 2004 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет;
— документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев срок хранения документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-02/84).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса действует с 2002 года, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно. Более того, статья 10 Федерального закона от 6 августа 2001 г. № 110-ФЗ допускает признание убытков, выявленных на конец 2001 года.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Правда, объем убытков может быть подтвержден ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка». В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 6 июня 2008 г. № 6899/08.

Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной дебиторской задолженности. И в этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

Срок хранения документов акционерными обществами . Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться Положением, утвержденным постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. В частности, согласно этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. То есть в течение всего срока работы компании. А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если же соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Отчеты по налогам . Годовые налоговые декларации компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых — пять лет. Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень типовых управленческих документов) во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм нужно хранить 5 лет.

Счета-фактуры, книги покупок и продаж. Согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж… утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи. То есть эти бумаги за IV квартал 2004 года должны храниться и на протяжении 2009 года.

Пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание — пункт 150 Перечня типовых управленческих документов.

Вместе с тем налоговые органы хотя и вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но лишь в соответствии с законодательством о налогах и сборах. А вышеназванный Перечень в него не входит. Следовательно, например, в 2009 году запрос налоговиков о представлении счета-фактуры за 2004 год можно оставить без внимания.

Срок хранения ряда других документов. Сроки хранения ряда других документов установлены специальным федеральным органом исполнительной власти — Росархивом (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290). И они зачастую превышают пять лет. Обратимся к уже упомянутому нами Перечню типовых управленческих документов.

Бухгалтера в первую очередь касается раздел 4 «Учет и отчетность», а также разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Мы свели отдельные позиции Перечня в таблицу.

В таблице есть документы со сроком хранения один год. Но если эти бумаги относятся к «первичке», то в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете их нужно хранить не менее пяти лет.

Как правильно хранить и уничтожать документы

Отбирать документы на хранение и уничтожение, а также устанавливать сроки должна постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а председателем назначается один из руководящих работников фирмы.

Как хранить . Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, далее — Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству. В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).

Место хранения документов компании определяют самостоятельно. Как правило, это офис компании. Отметим, что хранить бумаги можно и не в офисе — законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее. Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Конечно, размещение бумажного архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бух-учете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Это подтвердил и Минфин России в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

Однако чиновники разъяснили, что информацию на машинных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Для электронного документооборота фирма создает корпоративную информационную систему. Ее обслуживает удостоверяющий центр, обеспечивающий применение цифровой подписи в электронных документах.

А что делать с документами, если фирма ликвидируется? Тогда документы по личному составу ликвидационная комиссия передает на хранение в государственный или муниципальный архив. А иные архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, можно также передать в архив, заключив с ним договор. Либо хранить в любом ином месте. Отметим, что просто уничтожить эти бумаги запрещает пункт 9.7.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. И во избежание возможных проблем с правоохранительными органами лучше так не поступать.

При реорганизации компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Как уничтожать . Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации.

При этом в акте на утилизацию документов не обязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым наименованием, скажем счета-фактуры.

По закону папки с документами, подлежащими уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. Погрузка и вывоз на утилизацию происходят под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации.

Подойти к уничтожению документов можно и проще. Скажем, использовать для этого уничтожитель бумаг. Кроме того, документы можно сжечь или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 5000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 15 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность. И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб.

Как распределяется ответственность за хранение документов

За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц (п. 6.6 и 6.2 Положения). К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.

Как Вы поступаете с документами, срок хранения которых истек?

• налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов)
• бухгалтерские документы (в том числе кадровые).

Сроки хранения документов, необходимых для исчисления налогов и страховых взносов

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Аналогичное требование установлено пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Следует отметить, что помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранных юридических лиц, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ.

При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли согласно п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

В соответствии с пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (в ред. от 07.06.2013 г.) плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Сроки хранения бухгалтерских документов

В соответствии со ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.06.2013 г.) (далее Закон N 402-ФЗ):

• первичные учетные документы,
• регистры бухгалтерского учета,
• бухгалтерская (финансовая) отчетность,подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года,
• документы учетной политики,
• стандарты экономического субъекта,
• другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов (т.е. электронные базы), а также проверку подлинности электронной подписи подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Правила организации государственного архивного дела регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013 г.) (далее Закон № 125-ФЗ).

Приведем сроки хранения отдельных документов:

• Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

а) сводная годовая (консолидированная), – хранится постоянно (далее – пост. (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов - не менее 10 лет)).

б) годовая - пост.

в) квартальная - 5 лет, при отсутствии годовой - пост.

• Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.
• Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним - пост.
• Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) - 5 лет.
• Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) - 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
• Счета-фактуры - 4 года.
• Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах - пост.
• Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов - 5 лет.
• Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет.
• Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения - пост.

Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

В соответствии с п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Согласно основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Следует отметить, что для хранения документов организация может воспользоваться услугами специализированной архивной компании.

Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских и налоговых документов

Ответственность за невыполнение правил хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной.

Согласно ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях (далее КоАП) нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Согласно ст. 13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 НК РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета. Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода – штраф 10 000 руб., если они совершены в течение более одного налогового периода – штраф 30 000 руб. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

В случаях похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности может наступить уголовная ответственность согласно п. 1 ст. 325 УК РФ - штраф до 200 000 руб. или в размере заработной платы (иного дохода) осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 480 часов, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо принудительные работы на срок до 1 года, либо арест на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.

Какие налоговые льготы могут применять субъекты малого предпринимательства в России? Какие преференции могут получить бизнесмены, осуществляющие деятельность в приоритетных сферах экономики? 1. КАКОВЫ ЛЬГОТЫ ДЛЯ ПЛАТЕЛЬЩИКОВ НА УСН? 2. ОСОБЕННОСТИ НАЛОГОВЫХ КАНИКУЛ. 3. ЛЬГОТЫ ДЛЯ ПЛАТЕЛЬЩИКОВ, РАБОТАЮЩИХ НА ПАТЕНТЕ. 4. КАКИЕ ЛЬГОТЫ ПО НАЛОГУ НА ИМУЩЕСТВО? Cмотрите об этом материал, подготовленный Управляющим партнером компании "РосКо - Консалтинг и аудит" Алена Талаш. Читайте: https://сайт/press/nalogovye_lgoty_dlya_subektov_malogo_biznesa/ Все самое интересное о налогах, праве и бухгалтерском учете от ведущей консалтинговой компании в России "РосКо". Будь в курсе последних новостей, смотри и читай нас там, где тебе удобно: Канал на YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit/ ВКонтакте - https://vk.com/roscoaudit Twitter - https://twitter.com/RosCo_audit Instagram - https://www.instagram.com/rosco.

Главный бухгалтер. За что отвечает главбух?

Главный бухгалтер что должен знать? Вопрос ответственности является, пожалуй, наиболее актуальным вопросом для каждого работника, в обязанности которого входит принятие решений по важным направлениям деятельности работодателя. Наиболее ответственную работу выполняет, конечно же, главный бухгалтер. Его работа связана с принятием финансовых решений, оформлением бухгалтерских и налоговых документов, предоставлением этих документов в уполномоченные органы. В настоящем материале рассмотрим, какая же ответственность может применяться в отношении главного бухгалтера, и чем он рискует. Подробнее о: - административной; - дисциплинарной; - материальной; - уголовной и субсидиарной ответственности. А также о штрафах, взысканиях и уголовных сроках в отношении главного бухгалтера, смотрите материал, подготовленный юристом компании "РосКо - Консалтинг и аудит" Кириллом Богоявленским. Читай: https://сайт/press/za_chto_otvechaet_glavnyy_bukhgalter/ Все самое интересное о налогах, праве и бухгалтерском учете от ведущей консалтинговой компании в России "РосКо". Будь в курсе последних новостей, смотри и читай нас там, где тебе удобно: Канал на YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit/ ВКонтакте - https://vk.com/roscoaudit Twitter - https://twitter.com/RosCo_audit Instagram - https://www.instagram.com/rosco.

Реестр субъектов малого предпринимательства

КАКИЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ДАЕТ КОМПАНИЯМ ВНЕСЕНИЕ В РЕЕСТР СУБЪЕКТОВ МАЛОГО И СРЕДНЕГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА? ДЛЯ ОТНЕСЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ К СУБЪЕКТАМ МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА, НЕОБХОДИМО... ? КАКОВЫ ПРИВИЛЕГИИ ДЛЯ «МАЛЫШЕЙ»? КАКОВЫ ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА СВЕДЕНИЙ О СУБЪЕКТАХ МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА? ЗАЧЕМ НУЖЕН РЕЕСТР? КАК ПОПАСТЬ В РЕЕСТР? Смотрите об этом материал, подготовленный Управляющим партнером компании "РосКо - Консалтинг и аудит" Алена Талаш..su/yurist/yuridicheskaya-konsultatsiya/ Все самое интересное о налогах, праве и бухгалтерском учете от ведущей консалтинговой компании в России "РосКо". Будь в курсе последних новостей, смотри и читай нас там, где тебе удобно: Канал на YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit/ ВКонтакте - https://vk.com/roscoaudit Twitter - https://twitter.com/RosCo_audit Instagram - https://www.instagram.com/rosco.

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:

Работайте с кадровыми документами легко и удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она включает автоматическое формирование отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Попробуйте бесплатно:

Оформить кадровые документы онлайн ⟶

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>> .

Таблица . Сроки хранения документов в 2019 году

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН .

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).