Вопрос, как правильно организовать кадровый учет ежегодных отпусков работников, является одним из тех, которые чаще всего возникают в практике предоставления отпусков. Ведь не только перед руководством предприятий, но и перед менеджерами среднего звена (руководителями подразделений) или даже перед самими работниками часто встает вопрос: а сколько календарных дней ежегодного отпуска использовал работник? Это особенно актуально на предприятиях с низкой текучестью кадров или тех, где широко практикуется предоставление отпусков по частям, где для этого, как правило, приходится «углубиться в историю». Соответствующие вопросы обычно возлагаются на кадровую службу. И не секрет, что на небольших предприятиях эту функцию приходится выполнять бухгалтерии.

В первую очередь отметим, что в соответствии с ч. 12 ст. 10 Закона об отпусках 1 собственник или уполномоченный им орган, то есть администрация предприятия, организации, учреждения, или физическое лицо - работодатель обязаны вести учет отпусков, которые предоставляются работникам. Однако непосредственно порядок такого учета законом не определен.

Учет отпусков работников, по существу, ведется в двух направлениях, которые должны обеспечивать правильный расчет для каждого работника:

1) стажа работы на данном предприятии, дающего право на ежегодный и дополнительные отпуска;

2) количества дней фактически предоставленных отпусков.

Порядок исчисления стажа, дающего право на ежегодные основной и дополнительные отпуска, определен статьей 9 названного Закона 2 . При учете стажа первичными документами, подтверждающими этот стаж, являются в первую очередь табели учета рабочего времени 3 и документы, на основании которых в эти табели вносится информация о неотработанном времени (отпуска, дни нетрудоспособности и т. п.).

Однако для табелей учета рабочего времени установлены ограниченные сроки хранения. Нередко предприятию необходимо предоставить отпуск за более длительный период, чем срок хранения соответствующих табелей 4 , или рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск за длительный период при увольнении работника. Для этого используются документы более длительного хранения: личные карточки работников и документы о зарплате.

Если предприятие использует типовую форму первичной учетной документации №п-2 «Особова картка працівника» 5 , то в ней предусмотрен раздел V «Відпустки», в котором отражается информация о видах отпусков, дате начала и окончания и за какой период предоставляется отпуск, а также номер приказа о его предоставлении. Аналогичный раздел предусмотрен и формой личной карточки П-2ДС, которая заполняется на государственных служащих 6 .

1 Закон Украины от 15.11.96 г. №504/96-ВР «Об отпусках».

2 Подробнее об этом - см. статью А. Быковой «Ежегодные отпуска: ответы на вопросы» в «ДК» №22/2013 , «ДК» №23/2013 .

3 Типовая форма первичной учетной документации №п-5 «Табель обліку використання робочого часу», утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. №489.

4 В соответствии с приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. №578/5 табели учета использования рабочего времени хранятся 1 год, приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков - 5 лет.

5 Утверждена приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. №495/656.

6 Утверждена приказом Минстата от 26.12.95 г. №343.

Что касается упомянутой формы №п-2, то подчеркнем, что она типовая, приказ о ее утверждении в Министерстве юстиции не зарегистрирован, и поэтому ее использование не является обязательным. Так что все зависит от принятых на предприятии правил документооборота. В частности, предприятие может использовать типовые формы частично или использовать упрощенные формы, либо совсем другие формы. Согласно ст. 8 Закона Украины от 16.07.99 г. №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета предприятие разрабатывает самостоятельно. Однако для исполнения предусмотренных законом обязанностей по учету предоставления отпусков работникам предприятию (и физическим лицам, использующим наемный труд) целесообразно использовать форму с соответствующей информацией.

Для заполнения в личных карточках реквизита «за який період» раздела V для каждого отпуска целесообразно указывать соответствующий период в приказе о предоставлении отпуска.

Обратите внимание на то, что типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма №п-3) включает такую информацию: за какой период работы предоставляется отпуск, а также период отпуска (с какого и по какое число) - что почти полностью соответствует реквизитам личной карточки.

Поэтому при предоставлении ежегодных отпусков в приказе следует обязательно указывать, за какой период предоставляется отпуск. Соответствующий период называют «рабочий год». И это недаром, ведь работник получает право на полагающийся ему отпуск полной продолжительности (а как мы знаем, минимальная продолжительность ежегодного отпуска составляет 24 к. д.), лишь отработав такой рабочий год. Этот год исчисляется, как правило, со дня приема на работу 1 .

1 Рабочий год изменяется, например, при переходе на другую должность с иной продолжительностью отпуска, наступлении периодов, которые не входят в стаж, дающий право на отпуск (в частности, отпуск по уходу за ребенком).

Пример 1 Работник принят на работу 15 мая 2013 года, его первым рабочим годом будет период работы с 15 мая 2013 года по 14 мая 2014 года. Соответственно второй рабочий год - с 15 мая 2014 года по 14 мая 2015 года и так далее. И именно за каждый указанный год работник получает ежегодный отпуск полной продолжительности.

При предоставлении ежегодного основного отпуска работнику или при проведении с ним расчета при его увольнении (определении компенсации за неиспользованный отпуск) необходимо определить, за какой период работы работнику причитается определенное количество дней отпуска, и проверить, сколько дней отпуска за эти дни использованы раньше.

Такие данные можно получить:

а) о положенной работнику продолжительности отпуска - из нормативно-правовых актов, коллективного договора, трудового договора с работником. Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 24 календарных дня за отработанный рабочий год;

б) о рабочем годе (стаже, дающем право на отпуск) - из личной карточки работника и документов по учету рабочего времени;

в) об использованных днях отпуска - из личной карточки работника.

Полученные данные служат основанием для указания соответствующей информации в приказе о предоставлении отпуска или выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Приблизительный алгоритм и пример определения количества дней неиспользованного отпуска для расчета компенсации при увольнении приведен в письме Минсоцполитики от 27.03.2013 г. №321/13/84-13 (см. «ДК» №24/2013) . Приблизительная формулировка приказа об увольнении с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск приведена в образце 2 .

В случае возникновения спора с работником по количеству дней неиспользованных отпусков следует использовать данные кадрового учета (личные карточки работников), а также документы об оплате труда, а при сохранении - и приказы о предоставлении отпусков за последние годы (с которыми работников следует обязательно знакомить под расписку).

Обратите внимание: если предприятие по просьбе работника разделило ежегодный отпуск на части, то для каждой из частей ежегодных отпусков, которые относятся к одному «рабочему году», в приказе и личной карточке указывается один и тот же рабочий год.

Пример 2 Работник, принятый на работу с 15 мая 2013 года, использует часть отпуска продолжительностью в 14 календарных дней с 10 декабря 2013 года и 5 календарных дней с 3 февраля 2014 года. Для каждой из этих частей ежегодных отпусков рабочий год один тот же: с 15 мая 2013 года по 14 мая 2014 года. Приблизительная формулировка приказа о предоставлении отпуска приведена в образце 1.

Образец 1

Формулировка приказа о предоставлении отпуска

Если работник не использовал оставшиеся 5 календарных дней отпуска до 14 мая 2014 года и он предоставляется ему уже в течение следующего рабочего года (например, в июне 2014 года), рабочий год в документах кадрового учета также будет считаться с 15 мая 2013 года по 14 мая 2014 года. Фрагмент заполнения раздела V формы №п-2 «Особова картка працівника» в соответствии с условиями примера представлен ниже в образце 3.

Образец 2

Формулировка приказа об увольнении с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Образец 3

Фрагмент заполнения формы №п-2 в соответствии с условиями примера 2 1

1 Продолжительность отпуска в к. д., а также дата приказа реквизитами формы не предусмотрены и приводятся в ней для удобства пользователя этих данных.

Обращаем внимание на то, что законодательство не устанавливает строгой очередности предоставления ежегодных отпусков (не предусмотрено, что обязательно сначала использовать ежегодные отпуска предыдущих годов, а затем идти в отпуск за текущий рабочий год). Однако, в соответствии со ст. 11 Закона об отпусках, запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд, а также непредоставление их в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда. В случае отзыва из отпуска, согласно ст. 12 упомянутого Закона, неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Напомним также, что согласно ст. 10 Закона об отпусках, ст. 79 КЗоТ очередность предоставления отпусков определяется не по заявлениям работников, а по графику. Написание же заявления об отпуске действующим законодательством не предусмотрено и является, по существу, исключительно правовым обычаем (что довольно эффективно используется на многих предприятиях как заменитель графика отпусков). Закон обязывает уведомлять работников о дате начала отпуска не позднее чем через две недели до установленного графиком срока. Это означает, что приказ на отпуск должен быть составлен на основании графика, а работник должен быть ознакомлен с таким приказом под расписку за 2 недели (в противном случае работник вправе требовать переноса отпуска на другой период).

Алексей КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор

Конституция Украины гарантирует каждому работающему гражданину Украины (или другого государства, но трудящегося в Украине) право на отдых, в том числе и на отпуск.
Статья освещает некоторые вопросы предоставления отпусков, их документального оформления и учета.

Кратко напомню о видах и продолжительности отпусков (ст. 4 Закона Украины - далее Закон):

ежегодные отпуска:

основной (ст. 6 Закона) - не менее 24 и не более 56 календарных дней -

и дополнительные:

за работу с вредными и тяжелыми условиями труда - по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда (ст. 7) и согласно Приложению 1 к Постановлению КМУ № 1290 от 17.11.1997 г. - до 42 календарных дней,

за особый характер труда (ст. 8) - согласно Приложению 2 к Постановлению КМУ № 1290 от 17.11.1997 г. - до 35 календарных дней,

другие отпуска, предусмотренные законодательством - например, Закон Украины (ст. ст. 20, 21) предусматривает получение пострадавшими дополнительного отпуска длительностью 14 рабочих дней в календарном году;

дополнительные отпуска в связи с обучением (ст. ст. 13, 14, 15) - до 40 календарных дней, как правило, в течение учебного года;

творческий отпуск (ст. 16), длительность которого определяется Постановлением КМУ № 45 от 19.01.1998 г.;

социальные отпуска:

отпуск по беременности и родам (ст. 17) - 70 календарных дней до родов и 56 (70) календарных дней после родов,

отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18),

дополнительный отпуск работникам, имеющим детей до 15 лет (ст. 19) - 7 календарных дней (без учета праздничных и нерабочих дней) в год;

отпуск без сохранения заработной платы (ст. ст. 25, 26) - не более 15 календарных дней в год.

Нельзя не отметить, что законодатель допускает, чтобы в коллективном договоре предприятия были установлены иные виды и продолжительность отпусков (не ухудшающие условия, оговоренные законодательством).

Рассмотрим, как кадровик может оформить и учесть некоторые из этих видов отпусков, подробнее.

Итак, в отдел кадров пришел водитель с просьбой: «Отпустите меня в отпуск» - до боли знакомая фраза, не правда ли?

Первым делом отыскиваю его личную карточку формы П-2 и заглядываю в раздел «Отпуска».

Действительно, сотрудник уже два года не был в отпуске (что, нереально?).

Кстати, ст. 11 Закона запрещает «непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд», т. е. запрещено не только непредоставление отпуска вообще (основного или дополнительного) в течение двух лет подряд, а и предоставление в течение двух лет подряд отпуска частями. То есть, если в 2005 г. работнику были предоставлены отпуска частично в мае, потом частично в сентябре, то в 2006 г. работодатель обязан предоставить работнику отпуск полной продолжительности.

Прошу сотрудника написать примерно такое заявление:

Заявление

В большинстве случаев в заявлениях пишут конкретные даты: например, с 15 июля по 9 августа, не заботясь (или, скорее, не зная) о положенном количестве дней отпуска. Тогда я подсчитываю количество полагающихся дней отпуска и указываю работнику дату выхода на работу.

Под подписью сотрудника я указываю период, за который предоставляется отпуск, даты начала и окончания отпуска, количество календарных дней отпуска, указываю, что отпуск предоставляется согласно графику отпусков и ставлю свою подпись:

Заявление

Все это я пишу для того, чтобы всем, кто будет держать в руках это заявление, было понятно кому, за что, почему и сколько…

Кстати, не исключено, что в коллективном договоре предприятия предусмотрен дополнительный отпуск для водителей продолжительностью 4 календарных дня за особый характер работы (см. п. 13 раздела XV Приложения 2 к Постановлению КМУ № 1290 от 17.11.1997 г.) или 7 календарных дней за ненормированный рабочий день (согласно от 10.10.1997 г.). Тогда необходимо добавить еще 4 (или 7) календарных дня дополнительного отпуска, указав в качестве основания соответствующее приложение к коллективному договору.

После этого отправляю работника к его непосредственному начальнику для получения разрешительной визы:

Заявление

или Подмена Петров И. Н. )

В некоторых случаях вторая формулировка разрешительной визы обязательна: например, если в отпуск уходит главный бухгалтер или материально ответственное лицо. Тогда нужно указать, кто будет замещать этого работника, а если у заместителя (не штатного) оклад отличается от оклада замещаемого, то в приказе о предоставлении отпуска можно будет сделать приписку:

На время отпуска Барановой В. М. обязанности главного бухгалтера возложить на Иванову М. В., бухгалтера-кассира, с выплатой разницы в окладах.

Теперь остается получить распорядительную подпись директора (в левом верхнем углу заявления директор пишет: «Отдел кадров. В приказ», ставит дату и расписывается).

Заявление

Не возражаю. Подмена не нужна (или Подмена Петров И. Н. )

Получив все разрешительные подписи, приступаю к изданию приказа - в двух экземплярах (согласно от 09.10.1995 г.):

Про надання відпустки

1. Надати Сидоровичу Василю Івановичу, водієві, основну щорічну відпустку за період роботи 03.09.2005 р. - 02.09.2006 р. тривалістю 24 календарних дні з 15 липня по 7 серпня 2007 р. включно відповідно до графіка відпусток на 2007 р.

Підстава: заява Сидоровича В. І. від 25.06.2007 р.

Про надання відпустки

1. Надати Сидоровичу Василю Івановичу, водієві, основну щорічну відпустку за період роботи 03.09.2005 р. – 02.09.2006 р. тривалістю 24 календарних дні та додаткову відпустку за особливий характер праці тривалістю 7 календарних днів - усього на 31 календарний день - з 15 липня по 14 серпня 2007 р. включно відповідно до графіка відпусток на 2007 р.

Первый экземпляр подписанного приказа подшиваю к приказам по кадрам, второй передаю в бухгалтерию для своевременного начисления отпускных Сидоровичу.

В личную карточку П-2 водителя и в журнал учета отпусков заношу предоставленный отпуск.

Таким образом, водитель спокойно уходит в отпуск, зная, когда ему выходить на работу после отдыха; его начальник знает, какое время ему придется обходиться без водителя; бухгалтерия своевременно начислит и выдаст работнику отпускные.

Очень некстати, но не исключено, что сотрудника придется отзывать из отпуска.

Такие случаи предусмотрены частью третьей ст. 12 Закона. И хотя все они связаны с форс-мажорными обстоятельствами, работодатели частенько используют отзыв из отпуска в нарушение Закона.

Приказ на отзыв из отпуска может выглядеть так:

Про відкликання з відпустки

1. Відкликати Сидоровича Василя Івановича, водія, з відпустки з 26 липня 2007 р. для усунення наслідків аварії в гаражі компанії, що мала місце 24 липня 2007 р.

2. Надати Сидоровичу В. І. невикористану частину відпустки - 19 календарних днів - до кінця поточного року за його заявою.

Підстава: службова записка завідувача гаражем Сидорцева П.В. від 24.07.2007 р.

И совсем некстати, когда работник заболел во время отпуска.

Ст. 11 Закона в данном случае предполагает перенос отпуска или его продление.

Как это выглядит на практике?

Водителю Сидоровичу В. И. был предоставлен отпуск с 15 июля по 14 августа 2007 г. (см. выше ).

5 августа у Сидоровича случилась почечная колика и он две недели провел в больнице, о чем ему выдали больничный лист (открыт 5 августа, закрыт 18 августа).

15 августа работник отдела кадров начал выяснять, почему Сидорович не явился на работу. Родственники водителя объяснили, что тот находится в больнице.

В советское время было принято навещать заболевшего работника, на эти цели выделялись даже какие-то средства (обычно из профсоюзных взносов).

Работник отдела кадров (или член комиссии по социальному страхованию - не забывайте, что в каждой организации есть такая комиссия или уполномоченный по социальному страхованию) навещает заболевшего. Выясняется, что Сидорович В. И. хочет продлить свой отпуск по окончании больничного. Это можно выяснить, конечно, и по телефону, тем более что практически у каждого украинца есть мобильный телефон.

Выйдя на работу, Сидорович В. И. приносит больничный лист, и бухгалтерия производит его оплату в размере, зависящем от общего стажа работы, указываемого работником отдела кадров.

Если же работник хочет перенести оставшуюся часть отпуска, он пишет соответствующее заявление и использует эту часть до конца года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который этот отпуск предоставляется (в данном случае не позднее 31.12.2007 г.). Тогда бухгалтерия сделает перерасчет отпускных (с 15.07.2007 г. по 04.08.2007 г.) и оплату больничного листа (с 05.08.2007 г. по 18.08.2007 г.).

Работнику отдела кадров надо только не забыть внести коррективы в карточку П-2 и в журнал учета отпусков.

Рассмотрим теперь предоставление так называемого учебного отпуска.

Итак, приходит курьер со справкой-вызовом из ВУЗа на сессию: «Отпустите меня на экзамены» - тоже знакомо, правда?

Тогда заявление и приказ выглядят примерно так:

Заявление

Прошу предоставить мне дополнительный оплачиваемый отпуск для сдачи экзаменов с 25 октября 2007 г. по 12 ноября 2007 г.

Не возражаю.

Про надання відпустки

1. Надати Петрову Івану Миколайовичу, кур’єру, додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням тривалістю 19 календарних днів з 25 жовтня по 12 листопада 2007 г. включно.

Необходимо отметить, что учебный отпуск предоставляется в течение учебного, а не календарного, года.

Кроме того, оплачивается такой отпуск только тем, кто успешно учится. Контроль успеваемости осуществляется по второй части справки-вызова, где указывается: когда учащийся прибыл в учебное заведение, когда убыл, сколько и как он сдал экзаменов, зачетов и т. п. Если у учащегося есть «хвосты», то устранять он их будет за свой счет, т. е. без оплаты.

Здесь же отмечу, что проезд до места нахождения учебного заведения и обратно должен оплачиваться в размере 50% стоимости (ст. 219 ), что практически не соблюдается работодателями, а сами учащиеся об этом чаще всего и не знают.

Законодатель возложил на собственника или уполномоченный им орган также обязанность вести учет отпусков (ст. 10 Закона).

В статье Валентина Козореза , достаточно подробно описан учет отпусков в журнале учета и в личной карточке сотрудника.

Более наглядно, на мой взгляд, вести журнал учета отпусков с использованием электронных таблиц MS Excel (тем более, что законодательно это не запрещено). Excel входит в состав офисного комплекта, устанавливаемого на каждый компьютер, поэтому каких либо материальных затрат не предвидится.

Создав небольшую книгу (назовем ее «Отпуска»), мы можем вести в ней оперативный учет предоставляемых сотрудникам отпусков, отразить график отпусков, а кроме того, еще и подсчитать остаток отпуска для каждого сотрудника на конкретную дату.

Итак, формирование такой таблицы начинаем с заполнения списка сотрудников и дат их принятия на работу:

Затем на отдельных листах книги заносим данные об отпусках каждого сотрудника:

Нажмите на изображение для увеличения

Чтобы не печатать каждый раз данные, набранные на первом листе, можно пользоваться ссылками - см. ячейки «ПІБ» и «Посада».

В ячейки «Основна» та «Додаткова» заносим продолжительность основного и дополнительного (при наличии) отпусков соответствующего сотрудника. В ячейке «Усього» отражается суммарный отпуск - для этого необходимо ввести в ячейку следующую формулу: =СУММ(B4:C4). При этом необходимо следить за форматом ячеек: ячейки с датами должны иметь формат ДАТА, с текстом - ОБЩИЙ, с вычисляемым количеством дней - ЧИСЛОВОЙ с числом десятичных знаков 0.

Заполнив данные за прошлые годы, в ячейках «Залишок відпустки» получим остаток положенного сотруднику отпуска на дату открытия книги. Этот остаток пригодится и при вычислении компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Нажмите на изображение для увеличения

Кроме того, внеся пожелания сотрудников о периоде отпуска на следующий год, получим и график отпусков (для его распечатки достаточно скрыть ненужные столбцы и строки):

Нажмите на изображение для увеличения

Теперь об удобстве пользования таблицами (особенно если сотрудников много) - для перехода на лист конкретного работника можно создать гиперссылки. Выделяем на первом листе правой кнопкой мыши ячейку с ФИО сотрудника, в появившемся меню выбираем «Гиперссылка» и в открывшемся окне выбираем лист книги, соответствующий этому сотруднику, жмем ОК (отдел кадров ☺). Тогда для просмотра любого листа книги (данных по любому сотруднику) достаточно будет навести указатель мыши и щелкнуть на соответствующую строку на первом листе.

Нажмите на изображение для увеличения

Остается только убрать подчеркивание гиперссылки, изменить цвет текста и вообще отформатировать таблицы принятым в компании образом.

Теперь, когда ко мне приходит работник с просьбой об отпуске, я первым делом открываю файл «Отпуска» и вижу всю картину как на ладони.

Введя названные работником дату начала отпуска и его продолжительность в ячейки F17, G17 внизу таблицы, получаю в ячейке H17 дату окончания отпуска, легко проверяя и себя и работника (см. ситуацию, описанную в начале статьи).

Для больших предприятий (более 500 работающих) такие книги можно делать по отделам (или другим структурным подразделениям).

В заключении хочу обратить внимание работников кадровых служб (или тех, кто занимается вопросами предоставления отпусков) на следующий момент.

Законодатель гарантирует работнику право на отпуск (см. начало статьи), но он также дает право работодателю предоставлять отпуск согласно графику отпусков даже если работник не хочет использовать свой отпуск. Что имеется в виду?

Обычно работодатель не очень хочет предоставлять отпуск работнику, а особенно отпуск полной продолжительности (а если есть еще право на дополнительный отпуск, то это рассматривается работодателем чуть ли не как прогулы). Здесь закон на стороне работника и подача заявления о предоставлении отпуска обычно заканчивается изданием приказа.

А если работник не хочет брать отпуск? Законодатель предусмотрел и такой случай. В начале календарного года составляется график отпусков, являющийся обязательным для исполнения - ведь он утверждается руководителем, согласовывается профсоюзным комитетом или другим представителем трудового коллектива и отражает пожелания работников. А письменное предупреждение работника за две недели до начала отпуска (предусмотренное ст. 10 Закона) может быть издано работодателем как в виде записки, так и сразу в виде приказа о предоставлении отпуска согласно графику отпусков. Неисполнение этого приказа уже является нарушением дисциплины. Поэтому, если в графике отпусков указан август, то работник должен пойти в отпуск в августе или получить письменное согласие работодателя на перенос отпуска (но не отказ от него) согласно ст. 11 Закона.

Статья предоставлена нашему порталу
Экспертом HR-Лиги